UN LOGICIEL SIRH QUI RÉPOND À VOS BESOINS

Un SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) est un outil numérique faisant le lien entre l’activité de gestion de vos ressources humaines et votre système informatique. Pour répondre aux besoins RH de votre entreprise, nous vous proposons de découvrir ExpertPlusRH, notre solution 100% web.

Pourquoi utiliser un logiciel de SIRH dans son entreprise ?

Généralement, la gestion des ressources humaines regroupe une part importante de tâches administratives, souvent répétitives. Pourtant, gérer le capital humain est essentiel pour les professionnels des ressources humaines… et surtout pour que l’entreprise fonctionne bien. Un SIRH facilite le travail du / de la Responsable des Ressources Humaines, en augmentant la qualité et l’efficacité des prises de décisions RH.

Gagnez du temps et réduisez vos coûts

Ce travail de gestion consiste notamment à récupérer des données pour chaque travailleur, à propos de ses compétences et capacités, de son histoire et de ses caractéristiques personnelles. Un SIRH prend en charge, pour vous, la gestion de ces données, grâce à des systèmes automatisés qui réduisent les opérations de saisies. Cela vous permet donc de gagner du temps, tout en réduisant le risque d’erreurs de saisies.

Vos collaborateurs sont autonomes

Avec ExpertPlusRH, chaque collaborateur a accès à l’ensemble des données RH qui le concernent. La circulation de l’information est favorisée, chaque collaborateur est davantage responsabilisé, facilitant ainsi une meilleure prise en compte de la qualité de vie au travail.

Les collaborateurs peuvent ainsi transmettre leurs demandes de congés, de formations, ou toute autre question concernant leur vie au sein de l’entreprise.

Le SIRH facilite votre comptabilité

En centralisant toutes les informations liées à la gestion de la paie, le SIRH simplifie l’échange de données avec le service comptable et social de votre entreprise. Par exemple, en cas de changement d’adresse ou de statut de l’un de vos collaborateurs, le service social connaîtra immédiatement les nouvelles informations dont il a besoin pour la gestion de la paie.

Mieux protéger les données personnelles de vos collaborateurs

Les Ressources Humaines doivent respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Les informations confidentielles qui les concernent sont, elles aussi, centralisées au sein de l’outil. Chacun des salariés de votre entreprise peut visualiser, avec des accès spécifiques, les données le concernant :

- Informations générales

- Historiques des entretiens d’évaluation et professionnels

- Historique des formations

- Documents dématérialisés le concernant (CV, diplômes, attestations, etc)

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel SIRH ?

Un Système d’Information des Ressources Humaines a pour objet d’intégrer l’ensemble du processus de gestion des Ressources Humaines, dès le recrutement jusqu’au départ du salarié. C’est un système expert, mis à la disposition des Managers, des dirigeants et aussi, comme nous l’avons vu, des salariés. Quels sont ses points forts ?

Les tableaux de bord RH

Ce sont vos outils de pilotage. Ils vous permettent de collecter et mesurer des données provenant d’indicateurs RH. Parmi les plus utilisés, on retrouve notamment :

- La gestion des absences

- Le suivi des périodes d’essais, des entretiens annuels et professionnels

- Le suivi des résultats des évaluations professionnelles

- Les données salariales

- Les formations

- La démographie de vos équipes

Vous pouvez établir des tableaux RH différents, pour chaque service de votre entreprise, en fonction de leurs spécificités métiers.

Le système d’alerte

Chaque utilisateur est informé, en temps réel, des actions qu’il doit réaliser ou faire appliquer. Les alertes sont envoyées par mail, et présentent une synthèse des actions en cours ainsi que leur niveau d’avancement. La liste des actions restant à réaliser se met à jour automatiquement, à mesure de leur progression.

Ces actions peuvent notamment être des formations programmées, des évaluations, des validations d’entretiens ou de visites médicales, etc.

La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences

L’élément central d’ExpertPlusRH, notre SIRH, réside dans sa gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) des salariés. Cette démarche a pour objectif d’évaluer l’état puis l’évolution de leurs compétences , afin de les mettre en adéquation avec les besoins de l’entreprise et d’identifier le décalage et les manques qui peuvent exister. La GPEC se conduit à travers trois étapes :

- Un entretien annuel d’évaluation

- Un entretien professionnel

- Un plan de développement des compétences

À partir de ces trois étapes, ExpertPlusRH réalise une synthèse, pour l’année en cours et les trois années suivantes, des postes et compétences nécessaires.

Si des écarts sont constatés par rapport à l’évolution de vos effectifs, ils sont mis en relief. Cela facilite le travail du Service des Ressources Humaines, qui peut anticiper les besoins de développement de compétences, et de recrutement si nécessaire.

Vous passerez donc moins de temps à identifier ces besoins ; vous en aurez davantage pour y répondre.

Le plan de développement des compétences

Selon les résultats que vous observez via la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences, un plan de développement des compétences peut être élaboré pour atteindre les objectifs définis à la suite de la GPEC.

Pour vous aider dans cette démarche, notre logiciel SIRH met à votre disposition des plans prévisionnels détaillés des demandes, qu’il construit automatiquement à partir des entretiens annuels d’évaluations. Vous bénéficiez ainsi d’une historisation des prévisionnels au fil du temps.

La centralisation des données de pilotage

Les SIRH comme ExpertPlusRH, vous permettent de piloter facilement le suivi des différentes actions sociales, comme les périodes d’essais, les visites médicales, les mouvements du personnel, etc. Toutes ces données sont centralisées et synchronisées entre elles, afin que tout le monde puisse accéder au même niveau d’information à chaque instant.

De plus, en tant que système interactif d’aide à la décision, il vous permet non seulement d’éditer des tableaux de bord RH, mais aussi de les interpréter. Il analyse automatiquement les données présentes sur vos tableaux de bord, ce qui le rend capable de répondre à des questions à partir de faits et de règles définies.

Comment sont protégées les données personnelles sur un logiciel de SIRH ?

Depuis quelques années, le suivi des salariés en entreprise est de plus en plus détaillé par les services des ressources humaines. L’Humain est en effet replacé au centre des préoccupations, et de plus en plus de données le concernant sont collectées. Mais en parallèle, la protection de ces données est également de plus en plus surveillée par les autorités publiques.

Quelles données collectées pour quelles durées ?

Un SIRH doit respecter plusieurs étapes pour être conforme au RGPD. Pour s’assurer de sa conformité, un audit peut être mené pour vérifier que :

- Le SIRH est conçu de manière à ce que les données qu’il collecte soient supprimables définitivement

- La politique de Protection et de Sécurisation des Données de l’entreprise qui utilise le SIRH doit préciser la durée de conservation de ces données

Le consentement des collaborateurs

Les responsables RH de l’entreprise doivent ensuite recenser chaque information utilisée au sein de la structure, afin de vérifier qu’elles ne peuvent être considérées comme sensibles (sinon, il est possible de les conserver, mais l'anonymisation est alors nécessaire pour éviter tout risque).

De plus, l’entreprise doit demander, à chacun de ses collaborateurs, un consentement écrit, qui précise :

- Quelles données les concernant vont être collectées / utilisées

- Quelles utilisations en seront faites

- Quelle est la durée de conservation de ces données

Les collaborateurs peuvent, à tout moment, revenir sur leur consentement.

Enfin, l’entreprise qui utilise le SIRH doit veiller à la sécurité des informations qu’il contient, notamment en limitant les droits d’accès aux bases de données. Il est préférable de limiter ces droits aux réelles nécessités des missions de chaque utilisateur.

Découvrez ExpertPlusRH

Notre solution SIRH fonctionne en SaaS : il bénéficie d’une accessibilité simplifiée, depuis n’importe quel appareil fixe ou mobile. Cela le rend parfaitement adapté au télétravail, et répond aux enjeux de la digitalisation de votre entreprise.

C’est un système expert, mis à la disposition des managers et des dirigeants, mais aussi des salariés.

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