Réussir la reprise de vos données
Pour bien démarrer votre projet de migration, il est indispensable de passer par l’étape de la reprise de vos données existantes, avant de les importer dans le nouvel outil. Vos données peuvent provenir de multiples sources et être stockées sur différents systèmes ou sur le cloud. Il est important de toutes les identifier, afin de ne pas en oublier lors de l’intégration.
Nous recommandons de réaliser une sauvegarde de vos données en amont des opérations de migration (votre prestataire vous le proposera). En cas de problème lors de son déroulement, vous seriez protégé contre tous risques de perte de données. Avant de lancer la migration finale, une vérification et un test de votre sauvegarde vous permettra d’aborder la suite du projet de façon sereine.
Ensuite, si vous décidez de réaliser cette migration seuls, vous devez choisir un outil pour la réaliser. Cela peut être un ETL (Extract Transform Load, permettant d'effectuer des synchronisations massives d'information d'une source de données vers une autre), voire un outil de base de données, ou encore Excel. Cet outil est le véhicule qui transportera vos données de l’ancien système jusqu’à votre nouvel ERP. Il vous faudra être vigilant sur les capacités d’interfaçage.
Les données concernées par la migration
Avant toute chose, vous devez trier vos données selon les catégories suivantes :
- Les données de structure : ce sont les informations permettant d’analyser la structure de votre entreprise, notamment sur le plan comptable.
On y trouve par exemple la numérotation des pièces de gestion ou encore des éléments analytiques. La migration de cette catégorie de données est la plus simple, son volume étant relativement faible par rapport aux autres. Elles pourront même être saisies manuellement sur le nouvel ERP.
- Les données de référentiels : elles concernent les clients, les fournisseurs, les prospects, et tout agent interagissant avec l’entreprise.
Le fichier client fait partie des données de référentiels. Il est important de vérifier la fiabilité de ses informations, car celles-ci devront ensuite être reliées aux données de structure, qui peuvent elles-mêmes varier entre votre ancienne solution et la nouvelle. Cette démarche vous permettra ainsi d’éviter toute erreur d’interprétation de vos données par votre nouvel outil.
- Les données de gestion : elles comportent les devis, factures, stocks, bons de commande et documentation concernant le fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Devez-vous récupérer uniquement les données de vos projets en cours ? Avez-vous également besoin des données des années précédentes pour pouvoir les comparer avec vos données actuelles ? Il n’est pas toujours utile d’encombrer votre nouvel outil avec des données historiques, voire obsolètes. Par exemple, conserver les profils de prospects qui ne répondent pas à vos sollicitations depuis plusieurs années ne présente que peu d’intérêt. Passer ces données en revue vous permettra de ne conserver que celles qui sont pertinentes pour votre activité. C’est l’occasion de faire un peu de tri !