La force de l'ERP IOvison, logiciel d'affaire et de projet, c'est de permettre aux entreprises d’effectuer un pilotage à 360° de leurs activités.
QUELS SONT LES AVANTAGES DE LA FACTURATION DE MASSE DANS IOVISION ?
IOvision, solution de gestion et de pilotage à 360° de votre activité, est un progiciel orienté sur la gestion de projets clients pour des prestataires de services. Il est particulièrement adapté pour répondre aux exigences et aux besoins des Entreprises de Services Numériques, des bureaux d’études, ainsi que des sociétés d’ingénieries et des cabinets de conseil.
Il accompagne ainsi les administrateurs des ventes (ADV) et les Responsables Financiers dans la génération des factures à émettre à destination de leurs clients. C’est notamment le cas pour Loretana Affinito, Responsable Administrative et Financière chez Partitio, une Entreprise de Services Numériques qui témoigne de son utilisation d’IOvision.
IOvision vous aide dans différents types de facturation
Il y a plusieurs types de facturation qui peuvent être appliqués en fonction du projet et des demandes particulières du client.
Les factures que l’on peut générer à l’avance
Ces factures sont basées sur un échéancier. Le client peut formuler la demande d’étaler ses paiements sur plusieurs étapes, comme :
- Règlement de 30% au démarrage du projet
- 30% à la livraison d’un élément constitutif du projet
- 40% à la fin du projet
Dans ce cas de figure, trois factures peuvent être générées dès le départ, et seront émises à chaque étape franchie pendant le projet. Ces factures prévisionnelles sont associées d’une date définie pour leur émission prochaine.
Cette émission dépend de l’aboutissement du travail effectué sur une étape donnée. Ainsi, lorsque la date renseignée arrive, il faut vérifier si le travail a bien été effectué pour pouvoir émettre la facture. Cette vérification peut-être effectuée par le biais d’un workflow de validation ou par le simple échange de messages. En cas de retard sur la livraison d’un élément, l’émission de la facture peut être décalée dans le temps.
Les factures en fonction de l’avancement du projet
Le client peut formuler la demande que des points mensuels soient tenus sur l’avancement du projet, afin d’établir les factures selon cet avancement. Il n’est donc pas possible de prévoir le montant de ces factures en amont, car l’avancement du projet est soumis à des aléas. Une fois l’avancement connu, il est alors possible de le renseigner le montant à facturer dans un champ prévu à cet effet sur IOvision afin d’émettre la facture.
Les factures au temps passé
Là encore, la facture ne peut pas être préparée à l’avance, étant donné que le temps effectif passé à travailler sur le projet n’est pas connu en amont. C’est donc à l’issu de chaque mois qu’il convient de faire un point sur le nombre de jour de travail effectué.
Les temps passés sur chaque projet sont inscrits par vos collaborateurs dans IOvision, sur les feuilles de suivi d’activité. Une fois que ces informations sont connues du progiciel, la facture peut être générée.
On peut aussi être soumis à facturer des astreintes réalisées dans le cadre de la prestation pour le client.
Les forfaits mensuels
Les forfaits mensuels peuvent être choisis dans le cadre d’un abonnement, notamment pour une solution en Saas, ou pour un contrat de maintenance corrective. Le montant et les modalités peuvent être décidés avec le client, qui peut être facturé chaque mois ou chaque trimestre.
Les refacturations de frais
Lorsque vous engagez des frais en avance pour le compte d’une mission réalisée pour votre client, vous pouvez ensuite les refacturer de façon automatique sur la base des justificatifs engagés. Le module de gestion des dépenses d'IOvision garde la trace des montants que vous avez avancés pour le compte de votre client.
Générez vos factures automatiquement, selon les demandes de vos clients
Une fois le type de facturation déterminé avec le client, vos équipes opérationnelles intègrent dans IOvision les données nécessaires, permettant à votre service facturation de générer les factures.
En premier lieu, il faut renseigner l’élément de gestion, qui permet de justifier la génération d’une facture.
Vous devez ensuite établir chaque facture selon le contenu attendu par le client. Ainsi, certains clients ne souhaitent pas voir apparaître les mêmes informations que d’autres sur leurs factures, notamment en termes de libellés. D’autres peuvent souhaiter recevoir des factures rédigées en anglais. Il y a donc de nombreux cas de figures que vous devez être capable de gérer afin de générer les factures automatiquement ; c’est également sur cet aspect qu’IOvision vous vient en aide, étant conçu pour s’adapter à de nombreux cas de figure.
Une fois ces éléments inscrits dans IOvision, le système connaît les demandes particulières du client, et dispose donc du modèle qu’il doit suivre pour établir toutes les prochaines factures à destination de ce client en particulier. Ce modèle inclut notamment les données que le progiciel doit récupérer, à quel moment il doit le faire et à quel emplacement il doit les récupérer. Il inclut également les références des bons de commandes et toutes informations contractuelles indispensables.
Cette fonctionnalité de facturation automatique vous permet donc de les générer plus rapidement. Vous pouvez ensuite les envoyer à vos clients par email, ou vers des plateformes dématérialisées qui les intègrent directement dans leurs systèmes comptable, qui n’ont plus qu’à les valider.
Quel est l’avantage de la facturation automatique de masse ?
L’avantage de la facturation automatique pour vous, c’est de pouvoir générer les factures telles que demandées par le client, avec chaque information aux emplacements prévus, sans nécessiter d’autres interventions humaines que celle de renseigner les informations d’avancement du projet et les éventuelles notes de frais pour permettre la refacturation de frais.
Pour aller plus loin, IOvision vous propose également d’émettre ces factures en masse à partir d’un portail dédié aux utilisateurs en charge de la facturation, c’est-à-dire de préparer et éditer des dizaines de factures en même temps. Le travail de l’utilisateur consistant alors à vérifier la cohérence des informations présentées sur la facture et la bonne mise en page de celles-ci.
Le cas de l'ESN Partitio
En tant qu'Entreprise de Services Numériques, notre client Partitio avait besoin d'une solution de gestion, orientée métier et gestion de projets, pour accroître son activité. Son expension l'a amené à tirer pleinement profit de la facturation automatique de masse d'IOvision.
Le temps gagné par l'automatisation des processus de saisie et d'expédition permettent à Loretana Affinito, Responsable Administrative et Financière chez Partitio, de se consacrer davantage à d'autres missions, telles que les suivis de projets et d'activité, ainsi que la gestion des collaborateurs de son entreprise. Missions qu'elle effectue également à l'aide d'IOvision.
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Contrôler le suivi des temps sur IOvision
L’un des points forts d’IOvision réside dans la transparence des activités menées et de l’évolution des projets au sein de votre organisation. Cette transparence est notamment permise par la gestion du temps et des activités.
IOvision, ERP pour une Société d'ingénierie internationale
" La transversalité d'IOvision, l’autonomie de gestion qu’il procure et le fait qu’il corresponde complètement aux besoins d’une société prestataire de services comme la nôtre en font un outil que je recommande. "